Выставочный центр Турку и компания RajuLive, занимающаяся производством видеопродукции, советуют не откладывая заглянуть в календарь и для начала выбрать подходящий день, чтобы собрать людей вместе. Окончательный формат мероприятия можно скорректировать и позже исходя из ситуации – конечно, тут потребуется помощь профессионалов. Формат, сочетающий в себе мероприятие с присутствием части аудитории на месте и онлайн трансляцию, быстро набирает популярность.

Потребность людей и организаций встречаться, устанавливать деловые связи и обмениваться мнениями никуда не исчезла. В этом уверены партнеры Турку – города, где традиционно проводятся различные конгрессы – Выставочный центр Турку и видеопроизводственная компания RajuLive, которые оперативно помогли на высоком уровне качества организовать мероприятия даже в период чрезвычайной ситуации, вызванной пандемией.

«Для нас различные цифровые решения и виртуальные события уже давно стали привычным делом, но сейчас возможности организаторов и участников находятся на совершенно ином уровне. Можно только догадываться, сколько лет ушло бы на это, если бы ситуация сложилась иначе», – говорит генеральный директор RajuLive Йохан Экман.

Ростом интереса к цифровым технологиям довольна и коммерческий директор Выставочного центра Турку Пяйви Хойккала. Однако она напоминает о ценности и важности деловых встреч лицом к лицу. Техника не может полностью заменить личное общение.

«Мы уже так долго живем в условиях ограничений, что в дальнейшем непосредственное общение между людьми, возможно, станет цениться еще больше. Скорее всего, когда ограничения снимут, людям захочется ходить на мероприятия «вживую»», – прогнозирует Хойккала.

Несомненно, самым популярным вариантом проведения мероприятий станет гибридный, сочетающий в себе лучшее из традиционного очного и дистанционного онлайн-мероприятия. Гибридные мероприятия могут даже улучшить ситуацию с равноправием среди различных объединений и коммерческих компаний, поскольку проводить международные семинары в других странах могут позволить себе только крупные организации.

«Если формат мероприятия позволяет участвовать в нем еще и онлайн, организатор может при желании привлечь к нему большее число участников или иностранного спикера, которого иначе было бы сложно пригласить в Финляндию. Если для участия в мероприятии нет необходимости ехать в другую страну, это экономит время, деньги и щадит окружающую среду», – говорит Экман.

Помещения на любой вкус

Выставочный центр Турку – удобная площадка для гибридных мероприятий, сегодня и в будущем. Здесь большой выбор помещений: от зала на десять персон до холла для проведения выставки, которую смогут посетить несколько десятков тысяч человек.

Помимо больших выставочных залов в Центре есть просторная аудитория, уютные конференц-залы и банкетный зал с услугой кейтеринга. Центр имеет хорошую транспортную доступность и парковку на 3 000 мест, что является большим преимуществом при проведения крупных мероприятий.

«Ограничения, связанные с коронавирусом, наверняка когда-то будут сняты, но меры предосторожности уже прочно вошли в привычку, в том числе и при организации мероприятий. Это очень хорошо», – отмечает Хойккала.

Материалы, публикуемые объединением Messu- ja tapahtumajärjestäjät ry помогают информировать клиентов, то есть организаторов мероприятий, и их гостей о правилах гигиены. Выставочный центр также входит в состав партнерской сети Clean & Safe Turku. Ее участники приняли на себя обязательства действовать ответственно и заботиться о безопасности клиентов.

«Соблюдать гигиену помогает и то, что у нас хорошая вентиляция и много места – просторные помещения и высокие потолки», – рассказывает Хойккала.

Стационарная студия экономит деньги

Компания Rajupaja, специализирующаяся на технике проведения презентаций и подготовке программ мероприятий, а также ее сестринская видеопродакшн-компания RajuLive – партнеры Выставочного центра Турку, которые умело проводят гибридные мероприятия. В период пандемии в Выставочном центре была построена стационарная студия, по своему уровню не уступающая телевизионной. Клиенты рады: благодаря тому, что в месте проведения мероприятия уже установлено оборудование, они экономят целый рабочий день, а то и больше.

«Выставочный центр Турку легко трансформируется в площадку с необходимыми параметрами, а организатор мероприятия может легко планировать дату и программу, не беспокоясь о практических деталях. Завершающие штрихи можно оставить на последний момент», – говорит Экман.

Если клиент в чем-то не уверен, на помощь придут специалисты. RajuLive не только обеспечивает техническую часть, но и помогает клиенту спланировать и выбрать наиболее рациональный способ исполнения. Независимо от того, на каком формате в конечном итоге остановится клиент – онлайн-трансляцию, гибрид или полностью «живое» мероприятие с непосредственным присутствием участников – все дополнительные услуги всегда планируются исходя из потребностей клиента.

«Мы всегда начинаем с оценки потребностей, чтобы характер мероприятия соответствовал его целям. Мы хотим поддержать организаторов на всем пути – от планирования до реализации.»

Экман считает важным на понятном клиенту языке и с уважением к нему говорить о технических моментах онлайн-производства.

«Я слышала много положительных отзывов о том, насколько профессионально RajuLive относится к клиентам и их потребностям», – с улыбкой говорит Хойккала.

Участие в мероприятия, не выходя из дома – наша новая реальность

Требования людей к качеству онлайн-трансляций быстро меняются. Поначалу клиенты довольствовались тем, чтобы в ходе трансляции просто были решены поставленные вопросы. Сегодня видеоконференции стали делом привычным.

«Теперь, когда совещания в формате видеотрансляций вошли в обиход, кажется, что проводить их очень легко. Это же касается и более официальных мероприятий. Однако не следует забывать о том, как такой дистанционный формат сказывается на восприятии его участниками», – говорит Хойккала.

Профессионально спланированная и проведенная трансляция выгодно отличается от повседневных конференций и вебинаров. Даже если непосредственно в Выставочном центре присутствует только основной спикер или ведущий, непринужденная атмосфера, созданная в студии при помощи декораций и освещения, делает мероприятие живым, достоверным. Когда техника работает безупречно, участник чувствует, что его время ценят.

«Люди больше не готовы подолгу сидеть перед экраном», – напоминает Экман.

Общение должно быть непосредственным

Даже несмотря на то, что мероприятие проводится на профессиональном уровне и процесс отлажен идеально, его участникам все равно непросто. Поэтому гибридное мероприятие нуждается в разнообразии: в него нужно включать элементы развлечения и непосредственного общения.

«Активность участников гибридного мероприятия можно стимулировать путем проведения голосований, конкурсов или обменом сообщениями в чате. И, если участников просят оставлять комментарии, то эти комментарии нужно учитывать. Важную роль играет ведущий.»

Непосредственное общение в кулуарах в привычном понимании, например во время перерывов на кофе и застолья, невозможно организовать дистанционно. Несмотря на это, постоянно ведутся попытки разработок виртуальных решений и поиск новых идей, так как установление новых деловых контактов – весомая причина для участия в мероприятии.

«Безусловно, есть способы привлечь людей к тому, чтобы они проводили вечера вместе в том числе и виртуально. Участникам можно отправить готовый ужин домой или набор продуктов, из которых каждый приготовит то, что захочет.»

Семинары будущего, какие они? Место непосредственного человеческого общения или площадка для виртуальных персонажей? А, может быть, что-то принципиально иное?

Экман и Хойккала согласны, что инновации в сфере организации мероприятий и быстрое развитие виртуальных платформ – это области, будущее которых сложно предсказать даже на ближайшие несколько лет.

Но одно известно наверняка: отставать от прогресса никак нельзя.

Текст: Мерья Калликари
Фото: Мика Окко

Текст к фото: Пяйви Хойккала из Выставочного центра Турку и Йохан Экман из RajuLive знают: за гибридным форматом проведения мероприятий будущее. В стационарной студии, построенной в Выставочном центре, созданы все условия для профессиональной онлайн-трансляции, которая увлекательна для зрителей вне зависимости от их физического местонахождения.